Rozhodování orgánů právnických osob v době trvání nouzového stavu
Standardně občanský zákoník v § 158 odst. 2. umožňuje rozhodování orgánů právnických osob bez svolání běžného zasedání (per rollam, nebo s využitím technických prostředků) jen v případě, že to výslovně připouští jejich zakladatelské právní jednání.
Po dobu trvání nouzového stavu způsobeného epidemií viru COVID-19 se však tato pravidla mění – konkrétně zákonem 191/2020 Sb. o některých opatřeních ke zmírnění dopadů epidemie koronaviru SARS CoV-2 na osoby účastnící se soudního řízení, poškozené, oběti trestných činů a právnické osoby a o změně insolvenčního zákona a občanského soudního řádu. Tento mimořádný právní předpis stanoví v § 19 odst. 1 toto:
„Orgán právnické osoby může rozhodovat mimo zasedání v písemné formě nebo s využitím technických prostředků i tehdy, nepřipouští-li to zakladatelské právní jednání. Další podmínky rozhodování mimo zasedání orgánu v písemné formě nebo rozhodování orgánu s využitím technických prostředků stanovené zákonem, popřípadě zakladatelským právním jednáním, nejsou dotčeny.“
Přitom § 18 téhož předpisu omezuje trvání shora uvedené výjimky na dobu trvání mimořádného opatření při epidemii, v jehož důsledku je znemožněno nebo podstatně znesnadněno konání zasedání orgánu právnické osoby, nejdéle však do 31. prosince 2020.
Je nutno podotknout, že pokud daná právnická osoba tento „alternativní“ způsob rozhodování ve svém zakladatelském právním jednání (stanovy, zakládací listina atd.) již upraveno má, shora uvedené se jí vůbec netýká a její orgány fungují jako dosud.
Nyní je třeba si položit otázku, jakým způsobem vůbec takové hlasování provést. To zákon pohříchu neřeší, ponechávaje tuto otázku k řešení samotné právnické osobě, jejíchž orgánů se týká. Zde mohou nastat dvě situace – pokud daná právnická osoba má ve svém zakladatelském právním jednání, nebo i v jiném vnitřním předpise (např. ve směrnici) již postup provedení hlasování mimo zasedání upraven, není třeba nic řešit a postupuje se bez dalšího podle něj. My se však dále zaměříme na to, jak postupovat v případech, kdy rozhodování tímto způsobem v dané osobě (organizaci) buď není vůbec předpokládáno, nebo sice předpokládáno je, ale není upraven způsob jeho provedení.
Zde je nutno si uvědomit, že i rozhodnutí orgánu právnické osoby je právním jednáním, a jako takové musí splnit všechny požadavky kladené na něj občanským zákoníkem, zejména tedy musí být učiněno svobodně, vážně, musí být určité a srozumitelné a musí být učiněno tím, kdo je k němu oprávněn.
Zákon ve shora citovaném ustanovení upravuje alternativní způsoby rozhodování jako rozhodování v písemné formě nebo s využitím technických prostředků. Z této definice plynou například tyto možnosti provedení hlasování:
- dopisem (fyzickou poštou) – zde se členům orgánu zpravidla zasílá návrh usnesení, přičemž každý z nich připojí svůj podpis ke slovu PRO, PROTI nebo ZDRŽUJI SE.
- e-mailem – členům orgánu se zašle návrh usnesení a každý z nich odpoví (odesilateli, nebo všem) PRO, PROTI, nebo ZDRŽUJI SE.
- prostřednictvím videokonference (Skype, Teams, Zoom, atd.) – zde zasedání probíhá v zásadě „normálně“, pouze bez fyzické přítomnosti členů orgánů na jednom místě.
- specializovanou hlasovací aplikací, která umožňuje zabezpečené přihlášení a hlasování.
V případě jakéhokoli právního jednání je důležité zachycení jeho obsahu pro budoucnost – zejména může dojít ke sporu o to, co bylo rozhodnuto, kdo jak hlasoval, či zda vůbec bylo hlasování platné. Proto je vhodné učinit o hlasování záznam. Ze záznamu by mělo být zřejmé kdy se hlasování konalo, jakým způsobem, kdo se jej účastnil, jaká rozhodnutí byla přijata a kým (kdo hlasoval pro, kdy proti a kdo se zdržel hlasování).
Provádí-li se hlasování pomocí e-mailu, je vhodné celou konverzaci archivovat v elektronické podobě a rovněž vytisknout kopie všech e-mailů.
Provádí-li se hlasování prostřednictvím videokonference, lze z něj pořídit videozáznam, který je možno archivovat. S ohledem na předpisy upravující ochranu osobnosti a ochranu osobních údajů lze doporučit, aby v průběhu pořizování záznamu všichni přítomní vyjádřili svůj souhlas s tímto pořízením i archivací.
Je-li to možné, doporučuje se zápis o hlasování včetně jeho výsledků pojmout do zápisu z nejbližšího „fyzického“ jednání daného orgánu.
Závěrem si dovoluji doporučit, aby těmito alternativními způsoby hlasování nebyla, není-li to nezbytně nutné, přijímána rozhodnutí zvláště závažná, nebo z jakéhokoli důvodu kontroverzní – přeci jen je jakýkoli záznam o takovémto hlasování zpravidla méně důkazně hodnotný (tedy snáze napadnutelný) než písemný zápis ze zasedání konaného standardní formou.
Mgr. Petr Vít
právník AVPO ČR
Rozhodování orgánů právnických osob v době trvání nouzového stavu (pdf)